Управленска игра “Запаси”

(Switch to English ...)
 
 

Управленската игра “Запаси” е първата от поредицата такива игри в курса на обучение. Тя има следните образователни задачи:

·      Да запознае студентите с начина на провеждане на управленски игри;

·      Да се въведе проблематиката на стопанското управление в учебния процес и да послужи като учебен пример в следващите занятия;

·      Да се закрепят и илюстрират изучените теоретични понятия по “Обща теория на системите” и “Системи и управление”;

·      Да се въведе идеята за използването на компютри и имитационни модели при вземането на управленски решения.

 
I. Управленска игра “Запаси”. Условие на играта.
II. Управленска игра “Запаси”. Регламент на играта.
III. Управленска игра “Запаси”. Дискусия, отчети и оценка на екипите.
ПРИМЕРНИ ОТЧЕТИ...

Заглавна страница за отчета...

I. Управленска игра “Запаси”. Условие на играта.:
 

Вашата задача е управлението на складова система , служеща като междинно звено между териториално отдалечен доставчик на изделия и производствен участък, представляващ консуматор на тези изделия. Структурата на управляваната система (нейните елементи и връзките между тях) е показана на фиг.1, където:

1 – поръчка за доставка на изделия за следващата седмица (управляващи въздействия върху обекта за управление);

2 – доставка на изделия (свързана с транспортни разходи);

3 – консумация на изделия, имаща планова (детерминирана) и случайна компонента;

4 – предаване на остатъка от изделия в края на седмицата в склада за съхранение (свързано със складови разходи);

5 – използване на остатъка от изделия от предишната седмица;

6 – използване на неприкосновения запас, (свързано с глоби);

7 – възстановяване на неприкосновения запас (задължително в началото на седмицата);

8 – действие на случайни смущаващи въздействия от околната среда върху работата на консуматора.
 

Фиг. 1. Елементи и връзки в управляваната система (обекта на управление)

Всяка седмица трябва да вземате решение за размера на поръчката до доставчика (възможно решение е да не се прави поръчка), като се съобразявате със следните условия:

Плановата консумация през първата седмица е 208 изделия. С течение на времето тя нараства равномерно и през десетата седмица достига 280 изделия.

Фактическата консумация се отклонява от плановата, поради действието на различни случайни смущаващи въздействия от околната среда. От досегашните статистически наблюдения е установено, че отклонението е в границите на ±15% от плановата консумация през съответната седмица.

Доставчикът е винаги коректен (за разлика от действителните доставчици!), т.е. всяка седмица той доставя точно толкова изделия, колкото са му били поръчани в предишната седмица.

Транспортните разходи са в размер на 900 лв./курс, независимо от размера на поръчката.

 Ако в края на седмицата в оперативния запас останат неупотребени изделия, то те се предават в склада за съхранение.

Разходите за съхранение на едно изделие са 2 лв./седмица. През следващата седмица тези изделия могат да се използват от консуматора.

Ако консумацията през дадена седмица надхвърля наличните изделия в склада, то недостига се покрива със заем от неприкосновения запас. При всяко използване на неприкосновения запас се заплащат глоби в размер на 300 лв. за първия заем и 1500 лв. за всеки следващ. Следващата седмица неприкосновеният запас трябва да бъде задължително възстановен до първоначалния му размер още в началото на седмицата.

Вашата цел е да използвате такава стратегия за правене на поръчките, че да постигнете минимални сумарни разходи (транспортни + складови + глоби) за целия период на играта (10 седмици).

Не бива да забравяте, че:

1.    Ако правите малко на брой поръчки, но с по-голям размер, ще имате ниски транспортни разходи, но за сметка на това в склада ще задържате неконсумирани запаси, което води до повишаване на складовите разходи и обратно.

2.    Наличието на случайните отклонения на фактическата от плановата консумация предполага определен риск за глоби. Увеличаването на складовите запаси намалява този риск, но увеличава разходите за съхранение и обратно.

Така описаната складова система представлява Вашия обект за управление (управлявана система). Вие управлявате неговото поведение, т. е. изпълнявате ролята на субект на управлението (управляваща система). При това:

а)                       целта на управлението е постигане на минимални сумарни разходи;

б)                       поведението на обекта се характеризира от променливи като: фактическа консумация на изделия, остатък / недостиг от изделия в края на седмицата, транспортни разходи, складови разходи, глоби и общи разходи за седмицата;

в)                       околната среда влияе върху поведението на обекта за управление чрез различни случайни смущаващи въздействия (например нередовно снабдяване с електрическа енергия, аварии на оборудването, заболяване на персонала и др.);

г)                                   субектът на управление (Вие!) трябва да анализира досегашното поведение, отчитайки действието на случайните смущаващи въздействия (т.е. необходима е анализ и прогноза за очакваната консумация от изделия или за повишени складови разходи в случай на излишък от изделия);

д)                       на тази основа всяка седмица трябва да се вземе решение за управляващо въздействие (да се определи размера на поръчката) в условията на неопределеност (наличие на случайни смущаващи въздействия) и поемайки определен риск (за глоба в случай на недостиг на изделия или за повишени складови разходи в случай на излишък от изделия);

е)                       взетите решения през даден период изменят състоянието на обекта през следващия период;

ж)                     така образувания управленски цикъл се повтаря периодично (всяка седмица) до края на играта;

з)                       обектът за управление и субектът на управлението заедно с връзките между тях образуват затворена система за управление (система с обратна връзка), показана на фиг. 2.

Фиг. 2. Обща схема на система за управление






II. Управленска игра “Запаси”. Регламент на играта.
 

1.    Едно разиграване на играта се извършва за два учебни часа.

2.    Преди началото на играта студентите се разделят на екипи от по 3 - 5 души. Всеки такъв екип представлява ръководството на една отделна складова система. В началото на играта всеки екип се регистрира чрез попълване на регистрационна бланка.

3.    Играта се провежда в състезателни условия между екипите. Критерии за успех на разработената от всеки екип стратегия са сумарните разходи за целия период на играта.

4.    Участниците във всеки екип си разпределят следните длъжности (роли), посочени в регистрационната бланка:

·                   Директор, който ръководи дейността на екипа, разпределя работата между членовете й и представя екипа по време на дискусията в края на играта;

·                   Счетоводител, който отговаря за точното и своевременно водене на работната таблица на екипа;

·                   Закупчик, който контактува с централния доставчик и осигурява навременното представяне на заявките;

·                   Аналитик, който анализира поведението на обекта на управление и изготвя прогнози за очакваната консумация през следващите седмици и границите на възможните отклонения;

·                   Ревизор, който проверява верността на изчисленията на другите екипи след приключване на играта (по време на играта решенията на всеки екип имат “поверителен” характер);

5.        Субект на управлението е екипът като цяло. Всяка седмица в хода на вътрешно-групова дискусия трябва да се достига до съгласувано решение относно размера на поръчката (фиг. 3).

Фиг. 3. Схема на деловата игра
 

1.    Играта продължава 10 “игрови” седмици, всяка от които съответства на 5 минути учебно време (т. е. решенията трябва да се вземат в условията на дефицит на време). Ако не успеете да изработите решение за това време, се счита, че не желаете доставка на изделия през следващата седмица.

2.    За редовно се счита решение, предадено на преподавателя (играещ ролята на Централния доставчик) преди изтичането на регламентираното време и оформено във вид на правилно попълнена заявка:

3.    Попълването на листа на решението става като всяка цифра се записва в отделна клетка. Нулите трябва да се задраскват с наклонена черта.

4.    Текущите резултати от играта (т.е. поведението на обекта за управление) за всеки екип се записват във вид на работна таблица:

ДИРЕКТОР:……………..ГЛ. СЧЕТОВОДИТЕЛ:………………....РЕВИЗОР:……………

5.    Играта се провежда последователно в следните варианти:

а)    Без използване на компютър (т. е. в докомпютърната ера с неавтоматизирана система за управление). В този случай всички изчисления се извършват на ръка от студентите. Фактическата консумация на изделията се задава от преподавателя, който поема ролите както на Доставчика, така и на Консуматора.

б)   С използване на компютърен модел на обекта за управление и автоматизирана система за управление (в компютърната ера). Поведението на обекта (включително влиянието на случайните смущаващи въздействия) се имитира с помощта на модел, реализиран във вид на компютърна програма. Работата на счетоводителя се поема от компютъра и неговата роля става ненужна. Изчисленията винаги са точни и отпада необходимостта от Ревизори. Закупчикът се трансформира в Отговорник за машинната обработка на данните. Работата на екипа се съсредоточава върху действителните управленски функции: анализ на поведението на обекта, прогнозиране и вземане на решения.

в)   С използване на компютър и възможност за вариране на параметрите на модела. Екипът работи самостоятелно. Изследва се влиянието на промените в параметрите на модела върху поведението на модела и управленската стратегия. В играта се използва опростен модел на складова система, вътрешната структура, връзки и математически описания, на който се разглеждат по-късно в курса по “Моделиране и прогнозиране в управлението”.

III. Управленска игра “Запаси”. Дискусия, отчети и оценка на екипите.
 

Провеждане на дискусия. След приключване на играта се провежда между-групова дискусия (фиг. 4), в която се анализират използваните от различните екипи стратегии, допуснатите грешки и процеса на изработване на решения.

Фиг. 4. Схема на между-груповата дискусия.

Дискусията се провежда на основата на разработен от всеки екип отчет, в следната последователност:

1.    Всеки екип представя отчета си на останалите екипи за запознаване с него.

2.    Всички екипи разполагат с еднакво време за запознаване с отчетите на другите екипи.

3.    Всеки екип определя говорител (обикновено с длъжност директор), който го представлява по време на дискусията.

4.    Всеки екип получава последователно думата в три тура:

4.1.       Основно изказване, в което говорителят представя накратко отчета и основните изводи на екипа (“ние за нас”).

4.2.       Реплика – говорителят на екипа взема отношение по отчетите на другите екипи с бележки, критики, похвали и прочие (“ние за другите”).

4.3.       Дуплика – говорителят на екипа отговаря на реплики, отправени по повод отчета на екипа.

Подготовка на отчет. При анализа на резултатите от играта, отчетът на Вашият екип трябва да бъде със стегнат и точен език и да съдържа:

1.    Теоретична постановка.

2.    Цел на играта и обосновка на избраната от Вас стратегия.

3.    Получените резултати и анализ на допуснатите грешки (към отчета да се приложи работната таблица).

4.    Изводи относно:

4.1.       Поведението на разглежданата система.

4.2.       Възможностите и способите за оптималното й управление.

4.3.       Вземането на решения в условията на неопределеност и дефицит на време.

4.4.       Особеностите на детерминираните и вероятностните системи за управление.

4.5.       Особеностите при ръчна и при машинна обработка на данните и мястото на компютърната техника в стопанското управление.

5.    Вашето мнение и препоръки за играта (на отделен лист).

При подготовката на отчета е съществено да се покаже, че основните понятия от “Обща теория на системите” и “Системи и управление” (например: система, елемент, връзка, състояние на системата в даден момент, поведение на системата, цел, вземане на решение, управляващи и смущаващи въздействия, и т.н.) са овладени и свободно (и уместно!) се ползват.

Оценяване. Всички отчети (респективно екипи) се оценяват по следните критерии:

1. Теоретична постановка (от 0 до 2 точки).

2. Системен анализ при вземане на управленските решения (от 0 до 2 точки).

3. Структура, логика и външен вид на писмения отчет (от 0 до 2 точки).

4. Използване на информационни технологии при подготовка на отчета (от 0 до 2 точки).

5. Участие в дискусията (от 0 до 2 точки).

6. Резултати от играта - екип постигнал минимални сумарни разходи (плюс 3 точки).

7. Ревизор, открил грешки в чужда работна таблица (плюс 1 точка - индивидуално).

Инструкции за предаване на отчета:

1) Няма стриктни изисквания за формата на отчета - може да бъде текстов файл, във вид на презентация, уебсайт (локален), видео и други. Ако мислите, че има риск избраният от вас тип на отчета да не може да бъде прочете, запишете отчета си и в друг вариант/версия, така че да може да бъде отворен. АКО ВАШИЯТ ОТЧЕТ НЕ МОЖЕ ДА БЪДЕ ПРОЧЕТЕН ОТ ПРОВЕРЯВАЩИТЕ, ПОЛУЧВА 0 ТОЧКИ.

2) Попълнете в ЗАГЛАВНАТА СТРАНИЦА имената и факултетните номера на всички автори на отчета. (Свалете заглавната страница от тук). Ако нечие име липсва от списъка, този студент се счита за "УВОЛНЕН" и не получава точки от отчета.

3) Архивирайте всички файлове в RAR или ZIP и наименувайте получения архив както е името на вашия екип (например “X05.rar”). Полученият архув трябва да бъде по-малък от 100 MB, но имайте предвид, че по-големите файлове отнемат повече време за ъплоуд.

4) Предайте вашия отчет не по-късно от уречения краен срок (с точност до минута) на следния адрес: https://www.dropbox.com/request/ufnYqmAKfz0gi0ZP1Pnp

5) Ако има зададени такива въпроси, попълнете полетата “First name”, “Last name” както е кода на вашия екип

6) В случай, че имате някакви технически въпроси, се свържете с преподавателите веднага, за да бъдат решавани в срок.